Procès verbal du briefing à l'Install Fest du 25 février 2020

Le président se casse au japon tout le mois de mars, du coup il y aura plein de chose à faire à sa place.

Il faudrait rajouter les nouveaux comité à la mailing list comite@gnugen.ch

On fixera les dates pour l'Install Fest et les réunion bimensuelle en fin de semaine.

Faire du lobby au près de Anne pour qu'elle devienne repsonsable communication.

Matthieu a été validé comme vice-président ! Sa première quête sera d'envoyer la nouvelle version du règlement à Agathe (respo. commissions)

Comment préparer l'Install Fest :

dès que la date de l'install fest est fixée :

• (important) lancer un sondage pour la Geekerie en même temps que l'annonce de la date de l'IF pour les membres et un appel à affiche.
• (important) lancer un mail aux profs habituels pour passer devant les classes une-deux semaines avant l'IF : - jamila.sam@epfl.ch - Jamila Sam - Introduction à programmation en Java BA1 IC - jean-cedric.chappelier@epfl.ch - Jean-Cédric Chappelier - Cours de programmation en C++ BA1 MA/PH - sacha.friedli@epfl.ch - Sacha Friedli - Mathématiques CMS - camil.petrescu@epfl.ch - Camil-Demetru Petrescu - Option Informatique CMS
• (important) réserver la salle, demander la CM 1 100
• (secondaire) préparer la communication : petit texte descriptif pour les mementos de l'EPFL, affiche pour les écrans CM, CE, AGEP
• (secondaire) préparer l'affichage : CE,CM étage 1,2 ; PHY,CH,GC,GR,MA,.. : étages 2,3 ; esplanade + diagonale ; agepoly : affiche + petite pile de A5 ; BC : 0,5 ; INMFJG : 1; Rolex,PSDN : petite pile de A5 ;

Dès que la salle (et éventuellement la date de la Geekerie) est fixée, lancé le mail semestriel à tous les étudiants via l'agep pour annoncer l'install fest, la geekerie et les éventuelles présentations en cours de semestre.

Dès qu'on a la salle confirmée, Antoine peut regarder avec Jo comment réserver les prises ethernet de la salle, et il faut créer une news sur le site de la gnu (c.f. comme la précédente), et finaliser l'affiche et organiser l'affichage (et idéalement l'envoyer à mediacom pour la valider mais ils répondent 2 mois après l'if en général donc bon)

(important) La semaine avant l'IF il faut aller chercher une carte invité à l'accueil de l'espla pour pouvoir ouvrir la porte le weekend

Le jour de l'install fest, ~2 personnes doivent venir ~1h avant (9h) pour préparer la salle : disposer les tables, mettre la bâche sous le coin bouffe et préparer les câbles, et idéalement mais optionnellement un peu de déco et de signalétique.